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15周年系列报道 出国出境涉外公证,足不出户也能搞定

2015-09-26

改革15载“鹭江”再腾飞

厦门市鹭江公证处 成立15周年系列报道

出国出境涉外公证,足不出户也能搞定

鹭江公证处推出在线受理平台,客户不必多次往返和排队,公证书还能送上门

出国出境留学、旅游、工作,免不了要办理涉外公证业务。涉外公证是指我国的公证机构因当事人(自然人、法人或其他组织)在境外的需要,对其发生在境内的法律行为和具有法律意义的事实或文书进行证明,并向境外出具证明文书。目前,通过厦门市鹭江公证处的在线受理平台,已经能够实现“足不出户,公证到家”,甚至能够越洋申办。

公证故事①

证书在异地一样办公证,家长赞公证处很“潮”

“我要给鹭江公证处点个赞。现在年轻人都用网络、手机客户端了,如果还是以前办公证那些套路就太落后了,我觉得鹭江公证处真的很‘潮’。”不久前刚把孩子送去台湾上大学的任树娜女士说,办理入学手续让她有了一次特别的公证体验。

今年7 月高考结束,任树娜的孩子就去青海毕业旅行了,收到来自台湾地区高校的录取通知书时,一家人既高兴又着急。因为在入学事项中,要求办理大陆地区的高中毕业证书公证,并将公证书副本寄送到海基会,以备办理比对查验手续。可是毕业证被孩子带走了,如果寄回厦门,怕会耽误时间。

“截止的时间很紧迫,我们询问青海当地的公证处能否帮忙办理公证,工作人员说不行,得回户籍所在地或是毕业学校所在地的公证机构办理。”

任树娜说,如果等孩子旅行结束回厦门,肯定来不及,临时改变行程赶回来,也挺麻烦,所以她就打电话咨询鹭江公证处,看看有什么别的办法。任树娜从公证处得到的答复是:只要翻拍相关证件,通过在线受理平台上传照片,然后网上付费,就可以申办了。最后核对一下原件,确认无误就能领取公证书。于是,他们按照在线受理平台上的操作提示,把孩子的身份证、户口本、毕业证书、毕业合影等材料翻拍上传,公证处根据上传的材料到学校核实后,出具了公证书。

当任树娜的孩子旅游结束回到厦门,公证书已经制作完成并寄送到了海基会。

数据库保留档案信息,不回国也能重办公证

“每个学生出国都要办理公证业务,毕业证公证、出生公证、成绩单公证、无犯罪记录公证、亲属关系公证等,不同的国家要求不一样。”在留学机构担任咨询师的余仰昭,和鹭江公证处打交道十多年了,亲身体会到了办理公证的变化——越来越便捷。

她向记者讲述了一件小事。今年5 月,在新加坡留学的小黄急匆匆联系她:“余老师,我的签证要续签,签证官要求重新提供我的出生公证书,可我原来办理的出生公证书已经用完了,是不是一定要回国重新提交材料重新申请?”

余仰昭马上联系了鹭江公证处,公证员陈皓告诉她,小黄之前已在公证处办理过出生公证,现在只需通过在线受理平台与后台人员核实身份,后台人员调取平台数据库内的当事人个人档案信息,经核实无误就可以调取公证档案,重新出具公证书。

得知办理公证如此便利,小黄很开心。果然,只用了两个工作日,公证处就开出了公证书并邮寄到新加坡。余仰昭说,从前遇到这种情况,只能让学生专程回国来办理,既耗费精力、时间,还得再花上一笔钱。“现在能这样办公证,对我们留学机构,对学生和家长来说,都是好事。”她说。

在线提交材料预申请,不必来回跑也不用排队

每年暑假,都是家庭出境游的旺季。厦门建发国际旅行社负责出境业务的李洁说,根据一些国家大使馆的要求,父母一方单独带孩子出游的,需要办理监护权委托书公证及使馆认证。“以前有的游客因为来不及办理这些手续,只能推迟出行或取消行程。现在有了在线受理平台,办公证效率很高,我们的成团率也大大提高了。

”李洁说,前不久,一位母亲打算带女儿去欧洲旅游,需要父亲来办理监护权的委托书公证。可是这名父亲常年在外地工作,只能抽出一天时间赶回来领公证书。考虑到涉外委托书公证在当事人提交材料后,还有草拟文书、翻译和出证等一系列工作,如果遇到业务高峰期,很难当场领证,这名父亲选择了鹭江公证处的在线受理平台进行预申请,根据委托书公证的要求上传相关材料,并按照约定时间到公证处交验材料原件,即可领取公证书。

李洁说,完成整个公证流程,只需要当事人到公证处跑一趟,不必多次往返和排队,也没有延误后续的认证手续和使馆签证的办理。

 

公证员风采

个人信息至少保存20年 重新出具公证书很方便

 

“鹭江公证处在线受理平台最大的特色就是便捷和高效。通过标准化流程的引导,提高了当事人和公证员双方的效率,对当事人来说,办证也不受时间空间限制。”鹭江公证处公证员陈皓说,在鹭江公证处公证档案最短保存期为20 年,出生公证的档案因为当事人出生信息的永久性,可终生保存。

这些个人档案数据在鹭江公证处的在线受理平台,通过加密的方式保存,不仅确保了个人信息的安全,当事人需要重新出具公证书时也非常方便。

以前是公证员坐在办公室里等人上门,现在有了在线受理平台,还实现了公证书送上门。面对这样的转变,陈皓说:“15 年来,一步步改革,我们整个团队始终本着服务当事人的理念,想当事人所想、急当事人所急,同时在符合公证程序规则基本要求的前提下,不断完善办证的方式和流程,力争为每位当事人尽快办好公证书,不耽误他们使用。”

如何在线申办涉外公证

1.登录www.egongzheng.com,点击“涉外公证”。(注意:需先登录

账号。)

2.点击选择公证用途,如出国留学、移民定居、旅游探亲等。

3.点击在线申办,跳转到办证界面。选好用途、使用地及译文要求。

4.输入手机号和邮箱,选择公证事项,可自由添加公证书份数(可添加公证申请人),点击下一步。

5.上传(或从已有的材料中选定)材料,点击下一步。

6.在备注栏内输入需要特别向公证处说明的内容,点击下一步。

7.付款,完成在线办证。在线受理平台接到当事人的申请后会自动将相应办证信息提交至后台并推送给公证员,公证处的后台会根据申请办证的当事人的信息和办证需求,通知申请人提交的材料是否通过审核或是由公证处代为调查核实进行材料补充,而后进入公证书的后台出证流程。